Politique de confidentialité - Couvre-Planchers Solathèque

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet d’exposer les principes et modalités selon lesquels Couvre-Planchers Solathèque (« Solathèque » ou « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités commerciales, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et aux obligations issues de la Loi 25.

Constitue un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. À titre d’exemple, il peut s’agir du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone, de l’adresse courriel, de la date de naissance, des informations financières ou bancaires, des antécédents scolaires ou professionnels, ainsi que de toute image, enregistrement sonore ou audiovisuel.

Les renseignements relatifs à une personne morale, tels que sa raison sociale ou son adresse, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Toutefois, les informations relatives à ses dirigeants, associés ou employés, en tant que personnes physiques, sont protégées par la Loi.

La collecte de renseignements personnels s’effectue dans le cadre de l’embauche de candidats, de la prestation de services auprès de clients ou de toute autre interaction volontaire avec Solathèque, notamment par courriel, téléphone, site web ou plateformes de médias sociaux.

Le consentement à la collecte est obtenu :

• par écrit, lorsqu’exigé dans le cadre de l’embauche ou de la prestation de services;
• de manière implicite, lorsque la personne communique volontairement des renseignements personnels à Solathèque par un moyen de communication de son choix.

Pour les mineurs de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur légal.

Les renseignements personnels collectés sont utilisés uniquement aux fins déterminées au moment de la collecte, notamment :

• gestion de la relation client et prestation de services;
• recrutement et embauche;
• facturation et opérations financières;
•  communication avec les clients et partenaires;
• respect des obligations légales et réglementaires.

Aucun renseignement personnel n’est utilisé à d’autres fins sans le consentement préalable de la personne concernée, sauf lorsque la Loi l’autorise expressément.

Solathèque peut communiquer certains renseignements personnels à des tiers strictement pour les fins suivantes :

• prestataires de services (hébergement de données, soutien informatique, traitement des paiements, marketing, etc.), tenus contractuellement à la confidentialité;
• partenaires professionnels et membres de notre réseau, lorsque requis pour la prestation de services;
• assureurs, organismes de réglementation, autorités fiscales ou de valeurs mobilières, agences d’évaluation de crédit;
• toute autorité publique ou organisme d’enquête, dans la mesure où la loi l’exige ou l’autorise;
• dans le cadre d’une réorganisation, fusion, acquisition ou cession d’actifs de l’entreprise.

En aucun cas Solathèque ne vend ni n’échange les renseignements personnels à des fins commerciales.

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf disposition légale exigeant une conservation plus longue.

À l’expiration de cette durée, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou rendus anonymes de façon irréversible, conformément aux normes reconnues.

Solathèque applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements, incluant :

• contrôles d’accès, pare-feu, antivirus et mises à jour régulières;
• mots de passe robustes et authentification multifactorielle;
• protocoles de confidentialité internes applicables aux employés et sous-traitants.

Malgré ces mesures, aucun système technologique n’offrant une sécurité absolue, Solathèque ne peut garantir l’immunité totale contre les risques d’interception ou d’accès non autorisé.

Tout incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel (accès, utilisation, communication non autorisée, perte ou atteinte à l’intégrité) est inscrit dans un registre interne.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, Solathèque avisera la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ainsi que toute personne concernée, conformément à la Loi.

Notre site web utilise des témoins (« cookies ») afin de recueillir des données d’utilisation anonymes, telles que les pages visitées et les préférences linguistiques. Ces témoins ne permettent pas d’identifier personnellement un individu.

Vous pouvez désactiver les témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur.

Conformément à la Loi, toute personne dont Solathèque détient des renseignements personnels dispose des droits suivants, sur demande écrite :

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements personnels la concernant, et en obtenir communication dans un format intelligible;
• Rectification : faire corriger tout renseignement incomplet, inexact ou périmé;
• Retrait du consentement : retirer ou modifier son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements;
• Désindexation : demander la cessation de diffusion de renseignements personnels lorsque la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
• Portabilité : obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ses renseignements informatisés pour transmission à un tiers.

Solathèque traitera toute demande dans un délai maximum de 30 jours suivant sa réception, sous réserve des exceptions prévues par la Loi.

Le responsable désigné par Solathèque pour veiller au respect de la présente Politique et de la Loi est :

Courriel : p.charlebois@solatheque.com

Toute demande relative à la protection des renseignements personnels doit être adressée au responsable, accompagnée d’une preuve d’identité.